Dossier Tableau Croisé dynamique (TCD)
Le tableau croisé dynamique est un outil incontournable pour analyser, auditer, consolider et synthétiser l’information comptable, commerciale et financière.
Notre dossier sera divisé en plusieurs articles avec une mise en situation pratique.
- Convertir un grand livre en balance comptable (format TCD) ;
- Synthétiser un listing de facturation clients pour déterminer le chiffre d’affaires par mois et par client ;
Partie 2- Synthétiser un listing de facturation clients pour déterminer le chiffre d’affaires par mois et par client .
Intérêt
- Dans le cadre d’une mission d’audit,
- rapprocher les éléments financiers issus de la base de données de facturation avec les états comptables (assertions d’exhaustivité, de mesure voire de classification) ;
- procéder à des contrôles de cut-off (assertion de séparation des exercices) ;
- identifier la formation du chiffre d’affaires : principaux clients contributeurs, analyse du risque de dépendance.
- En entreprise ou expertise comptable :
- Etablir des états de reporting (CA réalisé durant la semaine, le mois avec comparatif périodes précédentes…) pour la direction de l’entité voire les autres parties prenantes (société mère) ;
- Identifier des éventuels doublons de facturation (numéro de facture en double / avoir non établi…).
Pré-requis
Disposer d’un extraction de la liste des factures clients au format Excel (ou TXT/CSV) et le retraiter dans un format « excel compatible » c’est-à-dire :
- aucune colonne vide ;
- aucune ligne vide ;
- en-tête de colonne unique (le tableau de croisé dynamique ne fonctionnera pas si vous avez deux colonnes avec le même nom d’en-tête).
Mode opératoire
Il vous appartient d’adapter la procédure à la structure du document exporté.
Nous utiliserons le fichier excel d’exemple joint (volontairement simplifié).
- Créer le tableau croisé dynamique.
- Choisir les champs appropriés. Pour notre exemple, on retiendra le code commercial en lignes et le mois de facturation en colonnes.
- Voici le résultat :
A partir de ce tableau, il est possible d’utiliser des mises en forme conditionnelles (menu Accueil / Mise en forme conditionnelle /Nuance de couleurs) ou de générer des graphiques explicatifs (menu Options/Graphique croisé dynamique).
Notons que la construction de ce tableau et des graphiques en découlant ne prend que quelques instants. La liaison avec le tableau contenant les données originales permet, en cas de modification de ce dernier, de disposer de données à jour dans le tableau/graphique croisé dynamique via le menu Actualiser (bouton droit sur la zone du tableau croisé dynamique).
Le tableau croisé dynamique est alors une source de productivité et permet également d’innover par des états clairs et visuels tout en assurant une traçabilité (un clic sur un chiffre permet d’afficher les occurrences correspondantes).
Sources d’erreurs
Si vous ne parvenez pas à générer le tableau croisé dynamique, voici quelques sources d’erreurs :
- Deux colonnes ont le même en-tête.
- Le nom du fichier contient des caractères spéciaux (tel qu’un crochet).
- Les chiffres sont formatés en texte (point au lieu de virgule ou présence d’espace ou du signe euros).
Pour utiliser les champs dates (et raisonner par regroupement sur le mois ou l’année), il est impératif que l’intégralité de la colonne date soit correctement formatée (toutes les valeurs en format date) préalablement à la génération du tableau croisé dynamique.
Autres utilisations
En bonus, voici d’autres états d’analyse que vous pouvez générer :
- Etat des articles les plus vendus par mois
- Etat du chiffre d’affaires par client et par mois (Top ten clients)
Pour conclure, l’utilisation des tableaux croisés dynamique offre des possibilités très étendues. Cela dépend de la quantité d’informations présentes dans l’état : un simple état de facturation ou l’inclusion de champs supplémentaires (quantité de produits, d’heures, coût de revient…) qui permettent d’enrichir l’analyse.
N’hésitez pas à nous en faire part en commentaires.
Lien vers le fichier excel avec les tableaux croisés dynamique et graphiques générés.
Cet article répond aux questions suivantes :
- Sous Excel, comment tirer profit d’un état comptable
- Sous Excel, comment analyser un grand livre en utilisant le tableau croisé dynamique ?
- Comment bénéficier d’Excel pour réviser, auditer une comptabilité à partir d’un grand-livre?